Настройка договоров
Возможности модуля
Модуль «Договоры» в FORRA.price предназначен для автоматического формирования договоров с клиентами на основе шаблонов и данных из программы. Договоры формируются быстро, без ручного копирования реквизитов, сумм и условий. Все данные подтягиваются автоматически, что снижает количество ошибок и приводит документооборот к единому стандарту внутри компании.
Настройка шаблонов договоров в FORRA.price практически полностью повторяет логику работы с коммерческими предложениями. Используются те же шаблоны, теги, принципы автоматического заполнения и интеграция с Microsoft Word. Поэтому перед началом работы с договорами рекомендуется сначала подробно изучить раздел про коммерческие предложения — на этой странице вся логика разобрана пошагово, со скриншотами и пояснениями. Освоив модуль КП, вы без труда разберётесь с договорами и сможете сразу применять их в работе без дополнительных сложностей.
В видео (внизу страницы) подробно разобран процесс настройки шаблонов договоров, работа с тегами и создание договоров в реальном интерфейсе FORRA.price. Посмотрите его перед началом работы — это значительно ускорит внедрение и поможет избежать типовых ошибок.
Шаблоны договоров
Перед началом работы необходимо создать шаблон договора. В базовой версии FORRA.price уже добавлены актуальные, юридически проверенные шаблоны договора для рекламных производств, которые можно использовать сразу или доработать под свои задачи. Шаблон договора, как и в коммерческих предложениях, можно полностью кастомизировать: добавить фирменное оформление, реквизиты, приложения, условия оплаты и другие необходимые блоки. В программе можно хранить несколько шаблонов договоров и использовать их в зависимости от типа сделки или клиента. Шаблоны договоров сохраняются в формате .rtf и могут редактироваться как внутри программы, так и в Microsoft Word.
Видео: заполнение договоров
00:01
Коллеги, добрый день. В этом видео я расскажу вам про новый модуль программы FORRA.price — «Договоры и коммерческие предложения», который позволяет в автоматическом режиме заполнять договоры и коммерческие предложения для ваших клиентов.
00:12
Это обновление вышло в феврале 2023 года и доступно для всех пользователей программы FORRA.price.
00:20
Для того чтобы программа автоматически заполняла договоры, необходимо создать шаблон и загрузить его в программу. Для этого открываем модуль «Договоры и КП» и переходим в раздел «Создать шаблон документа».
00:33
Открывается окно программы, в котором можно создать два типа документов: договор и коммерческое предложение.
00:40
Для корректной работы программы необходимо указать, какие данные она должна заполнять. Для этого выбираем тип документа «Договор».
00:47
После этого подгружается большое количество данных, которые можно использовать в шаблоне. В первую очередь это данные о компании, затем данные о договоре и данные о клиенте.
00:59
В базовой версии FORRA.price уже содержится полностью заполненный, актуальный шаблон договора 2023 года, проверенный юристами.
01:09
Если вы хотите использовать собственную форму договора, вы можете легко загрузить её в программу. Для этого нажимаем кнопку «Открыть документ» и выбираем файл договора, которым вы привыкли пользоваться.
01:22
Форма договора загружается в программу, и далее необходимо указать, какие данные система должна автоматически заполнять.
01:29
Например, для автоматического заполнения номера договора нужно выделить соответствующее место в тексте, удалить статичный текст и вставить тег, отвечающий за номер договора.
01:42
В левом меню переходим в раздел «Данные о договоре», находим параметр «Номер договора», выбираем его и нажимаем кнопку «Вставить».
01:50
В шаблон вставляется тег, который указывает программе, где должен быть автоматически подставлен номер договора.
01:59
Аналогичным образом указывается дата договора: выделяем место, удаляем лишний текст, находим тег «Дата договора» и вставляем его в шаблон.
02:18
Таким образом заполняются все необходимые поля. В итоге формируется шаблон, в котором теги отображаются в квадратных скобках и будут автоматически заполняться программой.
02:32
В шаблоне могут использоваться данные о заказчике, данные об исполнителе, а также штамп с печатью организации.
02:41
В приложения договора могут автоматически подгружаться спецификации, дизайн‑проекты, чертежи и любые другие файлы.
02:49
Суммы договора указываются как в числовом виде, так и прописью. Программа автоматически делит сумму на предоплату и постоплату, рассчитывает проценты и формирует текстовую расшифровку, аналогично 1С.
03:05
После настройки шаблона его необходимо сохранить. После этого сотрудники смогут использовать его для быстрого заполнения договоров.
03:17
Если нужного параметра нет в списке тегов, его можно создать вручную с помощью кнопки «Добавить», присвоить ему название и использовать в шаблоне.
03:38
Далее покажу, как работает заполнение договора на практике. Переходим в раздел «Договоры» и выбираем пункт «Подготовить договор».
03:44
Выбираем ранее созданный шаблон, после чего он подгружается в правой части программы.
03:50
Здесь автоматически подставляется номер договора, дата, организация, расчётный счёт и ответственный сотрудник.
04:05
Далее указывается сумма договора, клиент и дополнительные параметры.
04:14
Переходим в раздел заполнения данных для договора и указываем клиента, подписанта, процент предоплаты и срок исполнения заказа.
04:34
При необходимости прикрепляются фотопривязки и чертежи с габаритными размерами.
04:51
Во вкладке «Спецификация и описание» можно указать все необходимые данные, которые будут перенесены в договор.
05:05
Также доступны вкладки с данными о компании и данными о клиенте — вся эта информация подтягивается из соответствующих справочников.
05:28
После заполнения всех данных нажимаем кнопку «Создать документ». Процесс формирования договора происходит достаточно быстро.
05:46
В предварительном просмотре можно проверить корректность заполнения всех полей.
06:14
Для финального форматирования рекомендуется открыть документ в Microsoft Word, где доступен полный набор инструментов для редактирования.
06:36
После открытия в Word документ выглядит аккуратно: корректно отображается штамп, спецификация, изображения и структура страниц.
06:59
Все суммы указаны цифрами и прописью, учитывается процент предоплаты и постоплаты.
07:18
Готовые договоры сохраняются в базе данных и всегда доступны для повторного просмотра и использования.
07:27
Таким образом, вы можете создать любое количество шаблонов договоров, привычных для работы в вашей компании, а сотрудники будут экономить время и допускать минимальное количество ошибок в финансовых документах.