Приход денежных средств
Фиксация прихода денег
Фиксация прихода денежных средств в FORRA.price производится после того, как клиент оплатил выставленный счёт. Сам факт оплаты фиксируется в программе на основании конкретного счёта. Для этого необходимо открыть счёт и нажать кнопку «Создать из документа» → «Приход денежных средств». После создания прихода сумма попадает в доходы компании и участвует в финансовой аналитике.
Форма прихода денежных средств состоит из двух вкладок — «Приход» и «Описание». На вкладке «Приход» отображается номер счёта, его общая сумма и вид финансовой деятельности. По умолчанию для продаж используется операционная деятельность, однако в системе также предусмотрены инвестиционная и финансовая деятельность в зависимости от типа операции.
На вкладке «Описание» система показывает детальную структуру доходов. Здесь отражаются товарные группы, статьи доходов и подразделения, которые были присвоены позициям при создании счёта. Если позиция в счет была добавлена из справочников или калькуляции, система автоматически подтягивает корректную статью дохода и подразделение. Таким образом формируется прозрачная аналитика по направлениям бизнеса.
При создании прихода можно указать любую сумму оплаты. Это позволяет фиксировать авансы и частичные оплаты. После ввода суммы программа автоматически распределяет её по всем статьям доходов пропорционально доле каждой позиции в общем счёте. Пользователь не распределяет вручную — система делает это автоматически на основании структуры документа.
Например, если по счёту на 262 400,00 рубля поступил аванс 150 000,00 рублей, система распределит эту сумму между статьями доходов пропорционально их доле. Вкладка «Описание» сразу покажет, какая сумма начислена на каждое направление. Если бы счёт был оплачен полностью, на каждую статью была бы начислена её номинальная стоимость.
Перед сохранением прихода необходимо выбрать денежный счёт организации. В справочниках у каждой организации настроены свои счета. Без выбора денежного счёта документ сохранить невозможно. После сохранения приход фиксируется в системе. Все приходы денежных средств отображаются в разделе «Финансы» → «Журнал приходов». Для каждого типа финансовых документов предусмотрен свой отдельный журнал. Это разделяет операции по счетам, приходам и актам и обеспечивает структурированный финансовый учёт.
В журнале видно сумму поступления, номер счёта, префикс и дату. Префикс позволяет определить тип оплаты и организацию. При необходимости приход можно открыть для просмотра или редактирования. Однако если по одному счёту создано несколько приходов, редактировать можно только последний из них. Предыдущие операции блокируются, чтобы исключить искажение финансовой истории. Форма просмотра прихода полностью повторяет структуру создания. В ней отображаются номер счёта, вид финансовой деятельности, общая сумма документа и детальное распределение доходов по товарным группам и подразделениям.
После фиксации частичной оплаты в журнале счетов статус автоматически меняется на «Частично оплачен». Система сравнивает сумму счёта и сумму фактически зафиксированных поступлений. Пока сумма оплат меньше суммы документа, счёт остаётся частично оплаченным.
После проведения оплаты счёт становится недоступным для удаления и редактирования. Разрешён только просмотр. Это защищает систему от изменений уже оплаченных документов. Если по счёту остаётся задолженность, можно создать второй приход на основании этого же документа. Пользователь видит сумму остатка и может зафиксировать оплату всей оставшейся суммы. После сохранения второго прихода в журнале документов отображаются обе операции.
Когда общая сумма всех приходов становится равной сумме счёта, система автоматически присваивает статус «Оплачен полностью». Это происходит без ручного вмешательства, на основании арифметического соответствия сумм.
Защита от ошибок
Дополнительный механизм контроля — проверка даты документов. Система не позволит создать приход с датой прихода, которая раньше даты выставления счёта. Приход денежных средств не может быть зафиксирован раньше чем был создан счет. Это правило поддерживает корректность финансового учёта и соблюдение бизнес-процессов.
Таким образом, модуль прихода денежных средств в FORRA.price обеспечивает точную фиксацию поступлений, автоматическое распределение доходов по статьям, контроль частичных оплат, защиту от редактирования оплаченных документов и соблюдение логики дат. Это ключевой инструмент для прозрачной финансовой дисциплины компании.
Видео: приход денежных средств
00:01
После того как мы выставили счёт на оплату и отправили его клиенту, через некоторое время клиент этот счёт оплачивает. По конкретному счёту мы можем зафиксировать приход денежных средств, и эта сумма отобразится в наших доходах.
00:22
Чтобы зафиксировать поступление по конкретному счёту, необходимо открыть этот счёт и создать из документа приход денежных средств. Открывается форма с двумя вкладками — «Приход» и «Описание».
00:35
На вкладке «Приход» отображается наименование счёта, его общая сумма и вид финансовой деятельности. В данном случае это операционная деятельность, так как счёт выставлен на текущую продукцию для клиента. Дополнительно у организации могут быть инвестиционный и финансовый виды деятельности.
01:05
На вкладке «Описание» отображается детальный список товарных групп со статьями доходов, которые были присвоены этим позициям при создании счёта. Например, для вывески из калькуляции система автоматически присвоила статью дохода «Вывески с объёмными буквами», подразделение «Наружная реклама», указала количество и стоимость по данной позиции.
01:38
При оприходовании можно указать любую сумму оплаты по счёту. В зависимости от введённой суммы программа автоматически распределит её по всем статьям доходов пропорционально их доле в общем счёте.
01:55
Если указать поступление в размере 150000 рублей как аванс, эту информацию можно дополнительно прописать в комментарии. На вкладке «Описание» в разделе распределения оплаты сразу будет видно, как эта сумма распределилась в процентном отношении от общей стоимости счёта.
02:20
В примере на вывеску с объёмными световыми буквами было начислено 70630 рублей из внесённого аванса. Если бы счёт был оплачен полностью, на эту статью дохода была бы начислена полная стоимость позиции — 122361 рубль.
02:41
Для фиксации поступления необходимо выбрать денежный счёт организации. У разных организаций настроены разные денежные счета в справочниках. После выбора счёта нужно сохранить приход.
03:03
После сохранения приход денежных средств отображается в разделе «Финансы» в журнале приходов. Для каждого типа финансовых документов предусмотрен свой журнал: журнал счетов, журнал приходов, журнал актов выполненных работ.
03:29
В журнале приходов видно, что появился новый приход в размере 150000 рублей. Это аванс по счёту с префиксом «Б», который означает безналичную оплату по организации ИП. Сумма оплаты отражена корректно.
03:53
В журнале приходов можно просмотреть или отредактировать приход денежных средств. Если по одному счёту создано несколько приходов, редактировать можно только последний из них. Предыдущие приходы становятся недоступными для изменения.
04:16
Форма просмотра прихода аналогична форме создания. Отображается номер счёта, вид финансовой деятельности, общая сумма, а также детальное распределение доходов по товарным группам и подразделениям.
04:43
После фиксации частичной оплаты в журнале счетов статус счёта меняется на «Частично оплачен». В примере общая сумма счёта составляет 259861 рубль, а оплата внесена в размере 150000 рублей. Поэтому счёт отражается как частично оплаченный с указанием даты оплаты.
05:13
После проведения оплаты счёт нельзя удалить или отредактировать. Доступна только функция просмотра. При частичной оплате можно создать ещё один приход на основании этого же счёта.
05:32
Если по счёту остаётся задолженность, например 109000 рублей, можно установить оплату всей оставшейся суммы при условии, что клиент её оплатил, выбрать денежный счёт и создать второй приход.
05:57
После создания второго прихода в журнале документов по счёту отображаются две операции — на 150000 и на 109000 рублей. В журнале счетов статус автоматически меняется на «Оплачен полностью», так как общая сумма оплат соответствует сумме счёта.
06:24
Система автоматически контролирует соответствие дат. Если попытаться создать приход с датой раньше даты выставления счёта, программа не позволит сохранить такой документ. Приход не может быть раньше даты счёта, что обеспечивает корректность финансового учёта и соблюдение бизнес-процессов.