Приход материалов
Создание прихода
Приход материалов на склад в FORRA.price начинается с правильного внесения счета от поставщика в систему. Счет является основанием для дальнейшей оплаты и оприходования материалов на склад. Работа ведется в разделе «Финансы» — «Журнал счетов поставщиков». Здесь вносится новый счет, который выставил поставщик, указывается его номер и дата в точном соответствии с документом поставщика.
В процессе внесения счета поставщика в систему необходимо выбрать организацию поставщика и указать свою организацию, на которую был выставлен счет. Если поставщик отсутствует в справочнике, его нужно добавить. Карточка контрагента заполняется полностью, включая вид деятельности и реквизиты. Это важно для корректного учета и последующей аналитики расходов компании.
Для удобства переноса данных из счета поставщика в программу, сам файл счета от поставщика можно прикрепить в правую часть окна. Это позволяет не переключаться между программой и внешним документом от поставщика при переносе позиций в счет. Далее используется функция заполнить счет из «Склада товаров», если номенклатура позиций из счета уже заведена на вашем складе. Вы выбираете нужные позиции из раздела номенклатуры, и они автоматически переносятся в счет.
После добавления позиций необходимо указать фактическое количество материала, цену за единицу и режим НДС. В одном счете не может быть разных режимов НДС по позициям, поэтому при установке ставки НДС она применяется ко всему документу. После заполнения итоговая сумма счета должна полностью совпадать с документом поставщика. Только после сверки итоговых сумм счет от поставщика сохраняется в системе.
Перед сохранением система напомнит указать плановую дату оплаты. Это влияет на финансовое планирование и формирование графика платежей. После сохранения счет появляется в журнале со статусом «Ожидает оплаты».
Оплата счета поставщика
Оплата счета поставщика выполняется через создание документа «Расход денежных средств» на основании счета. Автоматически подтягиваются вид финансовой деятельности, статья затрат и подразделение. Эти параметры берутся из справочника статей затрат, который был настроен ранее при создании номенклатуры. Вводится сумма оплаты — частичная или полная. После проведения оплаты статус счета меняется на «Оплачен», а в журнале расходов появляется соответствующий документ.
Оприходование материалов
Оприходование материалов на склад можно выполнять независимо от факта оплаты. Для этого из счета создается документ «Приход на склад». В окне оприходования отображаются все позиции счета с количеством. Если поставщик привез не полный объем, количество можно скорректировать вручную. Указывается тип документа, номер накладной, при необходимости данные счета-фактуры или договора.
Отдельно фиксируется признак «Оригинал получен». Если документы от поставщика еще не получены, галочка не устанавливается. Это позволяет контролировать документооборот и видеть задолженность по первичным документам. Далее выбирается склад, на который поступают материалы, и документ сохраняется.
После сохранения в журнале прихода и расхода материалов появляется документ «Приход». Если поставка была частичной, система позволяет создать повторный приход по тому же счету. Программа автоматически определит недопоставленные позиции и предложит их к оприходованию. Таким образом, один счет может быть закрыт несколькими накладными.
В журнале движения материалов фиксируются все операции. Для материалов с сериями отображается распределение по цветам или характеристикам. Двойной клик по позиции открывает историю движения: приход, основание документа, поставщик и даты. Это обеспечивает прозрачность складского учета и позволяет отследить каждую поставку.
Если счета от поставщика нет, материалы можно оприходовать вручную через журнал прихода и расхода. В этом случае выбирается поставщик, указывается номер документа, склад, добавляются позиции, количество и цена. После сохранения создается приход, а система фиксирует отсутствие оригиналов документов до момента их получения.
Таким образом, приход материалов в FORRA.price строится по четкой логике: счет поставщика — план оплат — приход материалов на склад — контроль движения материалов — контроль закрывающих документов. Система автоматически связывает финансовый и складской учет, исключая разрыв между оплатой и фактическим поступлением материалов.
Видео: приход материалов от поставщика
00:01
Коллеги, в этом видео я расскажу про способ добавления на склад товаров, материалов, услуг или основных средств. Это можно делать на основании счетов, которые вам выставляют поставщики.
00:08
Я подготовил счёт от поставщика. Это реальный свежий счёт на пленку Oracal. Давайте внесём этот счёт в программу, а затем сделаем оприходование материалов на основании этого счета.
00:27
Для того чтобы добавить счёт поставщика, не обязательно заходить под аккаунтом администратора. Это может сделать бухгалтер или руководитель. Захожу в раздел «Финансы», «Журнал счетов поставщиков». Здесь отображаются все счета, которые выставляют поставщики.
00:44
В правом верхнем углу нажимаю «Создать счёт». В разделе «Номер документа» копирую номер счета от поставщика и указываю дату.
01:01
Выбираю свою организацию, на которую был выставлен счёт. В разделе «Поставщик» выбираю организацию поставщика. Если поставщик отсутствует в справочнике, добавляю нового при помощи кнопки «Добавить».
01:19
При добавлении поставщика необходимо указать вид его деятельности. Если справочник пустой, добавляется новый вид деятельности. Далее заполняются реквизиты. Для полноценного учета карточка контрагента должна быть заполнена полностью, иначе программа не позволит сохранить её. Для ИП поле КПП можно не заполнять.
02:04
После сохранения поставщика его можно быстро находить по виду деятельности или через поиск в нижней части окна. Выбираю поставщика.
02:18
Чтобы удобно добавлять позиции из счета и не переключаться постоянно между окнами, прикрепляю документ счета в правую часть окна при помощи кнопки «Добавить документ». Выбираю файл и увеличиваю его для удобства просмотра.
02:41
Нажимаю «Заполнить счёт из склада товаров», так как вся номенклатура уже заведена. Выбираю раздел «Пленки», далее «Пленки самоклеящиеся», Oracal 641 матовый и добавляю нужные цвета. Также из серии 8500 выбираю пленку 542 «Карибский синий». Нажимаю «ОК», и все позиции переносятся в счёт.
03:48
Теперь необходимо указать количество, стоимость и скидку, если она есть, а также НДС. В данном счёте НДС 20 процентов, скидки нет. Для первой позиции указываю 12 метров по цене 580 рублей за метр.
04:24
Снимаю галочку «Без НДС» и устанавливаю 20 процентов. Программа предупреждает, что НДС будет применен ко всем позициям счета. Это корректно, так как в одном счёте все позиции должны иметь одинаковый режим НДС.
05:06
Для остальных позиций указываю цену 525 рублей. После заполнения итоговая сумма счета совпадает с суммой в документе поставщика. Сохраняю счёт.
05:47
Программа напоминает о необходимости указать дату оплаты для финансового планирования. Устанавливаю плановую дату оплаты и повторно сохраняю счёт. Счёт появляется в журнале со статусом «Ожидает оплаты».
06:19
Открываю счёт и создаю из документа «Расход денежных средств». Так как мы оплачиваем поставщику, создаётся расход. Подтягиваются вид деятельности, статья затрат и подразделение. Эти данные берутся из справочника статей затрат.
07:21
Перехожу на вкладку «Расход» и ввожу сумму оплаты. Счёт можно оплатить частично или полностью. Оплачиваю полностью. Статус счета меняется на «Оплачен», а в журнале расходов появляется документ оплаты.
08:03
Материалы можно оприходовать независимо от оплаты. Открываю счёт и создаю из документа «Приход на склад». Открывается окно оприходования. Здесь отображается полное количество из счета.
08:29
Если поставщик недовёз материал, можно изменить количество. Например, вместо 18 квадратных метров черной пленки указываю 10. Выбираю тип документа «Накладная», указываю номер. При необходимости можно внести данные счета-фактуры или договора.
09:09
Если документы получены, ставлю галочку «Оригинал получен». Выбираю склад, например «Основной», и нажимаю «Сохранить».
09:56
В журнале прихода и расхода материалов появляется документ «Приход». При двойном клике можно открыть его и проверить позиции. В данном случае оприходовано 10 квадратных метров.
10:29
Если создать ещё один приход по этому же счету, программа автоматически определит недопоставленные позиции. В данном случае это 8 квадратных метров черной пленки. Добавляю номер накладной, выбираю склад и сохраняю.
11:20
В журнале появляется второй документ прихода. Теперь общее количество соответствует фактической поставке по двум накладным.
11:47
В журнале движения материалов отображаются все новые позиции. По пленке Oracal 641 видно суммарное количество по складу и распределение по цветам. Двойной клик открывает историю движения.
12:40
По черной пленке видно два прихода: 10 и 8 квадратных метров. Вся история операций фиксируется системой.
13:25
Таким образом, материалы можно оприходовать на основании счета поставщика. Если счета нет, можно создать приход вручную через журнал прихода и расхода материалов.
13:46
В ручном режиме выбирается поставщик, указывается номер документа, склад, добавляются материалы, количество и цена. После сохранения создается приход.
14:33
Если галочка «Оригинал получен» не установлена, программа покажет, что документы не получены. Документ можно отредактировать позже.
15:02
В журнале движения материалов появится новая позиция с указанием количества, поставщика и документа основания. Двойным кликом можно открыть документ и просмотреть историю редактирования.
15:22
Таким образом, вы можете приходовать материалы на склад как на основании счета поставщика, так и вручную, фиксируя все движения и документы в системе.