Создание актов и УПД

Формирование актов

После завершения работ по заказу и получения полной либо частичной оплаты на основании счета в FORRA.price формируется закрывающий документ — акт выполненных работ или универсальный передаточный документ. Логика системы построена так, чтобы закрывающие документы создавались не вручную, а на основании уже существующего счета. Это исключает расхождения в номенклатуре, суммах и реквизитах.

Создание акта из счета автоматически переносит все позиции, суммы и реквизиты в новый документ. Основание для акта также подтягивается автоматически, поскольку документ формируется на базе счета. Это принципиально важно для юридической чистоты документооборота: связь между счетом и актом фиксируется в системе без ручного вмешательства.

При создании документа можно выбрать тип формы. По умолчанию формируется стандартный акт выполненных работ, однако при необходимости тип документа можно изменить на УПД. В этом случае система сформирует универсальный передаточный документ по актуальной форме.

После сохранения документ попадает в журнал актов выполненных работ. Журнал отображает все созданные акты за выбранный период, который задаётся в верхней части окна. Каждый документ имеет статус, отражающий текущий этап взаимодействия с клиентом.

Новый акт автоматически получает статус «не подписан». Если в течение десяти дней статус не изменится, система выделит документ красным индикатором. Это встроенный механизм контроля дисциплины по закрывающим документам. Таким образом, руководитель и менеджеры сразу видят, какие акты требуют внимания.

После формирования акт необходимо направить клиенту и изменить его статус на «отправлен клиенту». Когда подписанный экземпляр возвращается в компанию, статус меняется на «подписан». Только в этом случае документ считается полностью закрытым, а журнал не будет показывать задолженность по неподписанным актам.

Журнал актов позволяет создавать документы не только из счета, но и напрямую из самого журнала. В этом случае сначала выбирается клиент, затем соответствующий счет на оплату, после чего система автоматически подтягивает все данные. Логика формирования документа остаётся идентичной созданию акта из счета, разница только в точке входа.

В журнале доступны функции редактирования и удаления документа. Каждый акт можно открыть, изменить при необходимости и сохранить обновлённую версию. Печатную форму можно просмотреть и выгрузить стандартными средствами. Это обеспечивает гибкость при работе с документами без нарушения связей внутри системы.

В верхней части журнала предусмотрен фильтр по типу документов. С его помощью можно быстро отобрать нужные формы — стандартные акты или УПД — и сосредоточиться на конкретной категории документов. Это особенно важно при большом объёме закрывающих документов в компании.

Таким образом, механизм создания актов и УПД в FORRA.price решает сразу две задачи: автоматическое формирование корректных документов, контроль статусов и сроков подписания. Это исключает потерю документов, забытые неподписанные акты и ручные ошибки при заполнении документа.

Видео: создание актов и УПД