Автозагрузка номенклатуры
Импорт номенклатуры
Импорт номенклатуры склада в FORRA.price позволяет быстро наполнить базу материалов без ручного ввода каждой позиции. Это особенно важно на этапе внедрения, когда необходимо в короткий срок создать структурированную и рабочую номенклатуру. В программе предусмотрена функция загрузки готовой базы материалов из внешнего файла, что существенно ускоряет запуск складского учета.
Перед началом импорта целесообразно проверить текущую структуру номенклатуры и удалить лишние или тестовые папки и материалы. Удаление происходит вместе с вложенными позициями, поэтому важно действовать осознанно и оставить только те разделы, которые действительно нужны. Это позволит избежать дублирования и упростит дальнейшую структуру базы.
После подготовки базы необходимо Скачать архив с готовой номенклатурой и распаковать его на компьютере. Импорт выполняется через раздел «Склад» – «Импорт и экспорт» – «Товары и материалы» с выбором функции импорта из Microsoft Excel. Выбирайте распакованную папку а не файлы в ней, при этом проверьте чтобы в распакованной папке сразу находились нужные файлы для импорта (см. скриншот ниже)
После выбора корректной папки система формирует список доступных к загрузке материалов. В таблице отображается вид позиции, наименование, информация о наличии в базе и признак импорта. По умолчанию программа предлагает импортировать все позиции, устанавливая соответствующие отметки автоматически.
Рекомендуется выбирать только действительно необходимые материалы. Избыточный импорт приводит к захламлению номенклатуры и усложняет дальнейшую работу сотрудников. Если позиция уже присутствует в базе, система определяет совпадение и отображает это в списке. Такие материалы можно исключить из импорта, чтобы избежать дублей. Для серийных материалов предусмотрена иерархия: при выборе основной позиции автоматически выделяется вся серия. Это удобно при добавлении линейки материалов с разными цветами или другими характеристиками.
Отдельная функция (через контекстное меню правой кнопкой мыши) позволяет автоматически выделить только отсутствующие в базе материалы. Это ускоряет процесс, если необходимо дополнить существующую номенклатуру без повторной загрузки уже созданных позиций.
После выбора нужных материалов запускается процесс импорта. В зависимости от объема данных операция может занимать до 40-60 минут, поскольку программа не просто добавляет позиции, а формирует структуру папок, распределяет материалы по уровням и присваивает серии. По завершении импорта в разделе «Номенклатура» появляются новые папки первого и второго уровня, а внутри них — корректно структурированные материалы.
Таким образом, импорт позволяет автоматически навести порядок в базе и создать логичную структуру складского учета без ручной сортировки. Важно добавлять только те материалы, которыми компания действительно планирует пользоваться, чтобы сохранить прозрачность и управляемость системы.
Экспорт номенклатуры выполняется в том же разделе «Склад» – «Импорт и экспорт» – «Товары и материалы» с выбором функции экспорта в Microsoft Excel. Программа формирует папку с файлами, содержащими полную структуру материалов. Процесс также может занимать продолжительное время при большом объеме данных.
После завершения экспорта рекомендуется упаковать полученные файлы в архив. Это необходимо для корректной передачи базы коллегам или для последующего импорта в другую систему. Архивация гарантирует сохранение структуры файлов и исключает ошибки при повторной загрузке.
Корректно выполненный импорт и экспорт номенклатуры обеспечивает стандартизированный складской учет, упрощает обмен данными между подразделениями и снижает риск ошибок при работе с материалами.
Видео: импорт/экспорт номенклатуры склада
00:01
Чтобы не вводить номенклатуру вручную, в программе FORRA.price предусмотрена функция импорта материалов из готовой базы. Предварительно я удаляю все ненужные материалы кнопкой «Удалить». Удаляется сразу папка и все материалы, которые находятся в ней. Я оставляю только одну папку — материалы для печати, где остаются баннерная сетка и баннерная ткань.
00:32
Теперь перехожу по ссылке и скачиваю архив готовой номенклатуры. Распаковываю его и обязательно захожу в папку, чтобы проверить, что внутри сразу находятся нужные файлы базы. Далее в главном меню перехожу в раздел «Склад» — «Импорт и экспорт» — «Товары и материалы», так как импорт будет производиться именно в этот раздел.
01:02
Выбираю импорт из Microsoft Excel и указываю распакованную папку. Очень важно выбрать именно ту папку, в которой лежат необходимые файлы. Иногда архив распаковывается в дополнительную вложенную папку, и если выбрать её неправильно, программа не произведет импорт и выдаст ошибку.
01:38
После нажатия кнопки «ОК» в разделе импорта появляется список материалов и товаров, которые можно загрузить в базу. Отображаются четыре столбца: вид, название, наличие материала в базе и отметка на импорт. Программа автоматически предлагает импортировать все материалы и сразу устанавливает галочки.
02:12
Здесь можно выбрать только необходимые позиции, чтобы не захламлять номенклатуру. Рекомендуется импортировать исключительно те материалы, которыми вы действительно пользуетесь. Правой кнопкой мыши в столбце «Импортировать» можно выбрать все позиции либо полностью снять выделение.
02:52
Я заранее оставил в своей номенклатуре несколько рулонных материалов для широкоформатной печати. Программа при импорте проверяет совпадения и определяет материалы, которые уже существуют в базе. Такие позиции отмечаются, и повторно импортировать их не требуется.
03:30
Материалы, имеющие серию, обозначаются плюсом слева. При нажатии на плюс раскрывается вся серия. Если отметить галочкой главный материал, вся серия выделяется автоматически. Материалы без плюса импортируются как отдельные позиции первого уровня.
04:05
С помощью функции «Выбрать отсутствующие в базе» можно автоматически отметить все материалы, которых ещё нет в системе. Уже существующие позиции при этом не выделяются. Это позволяет быстро добавить только новые материалы.
04:40
Для примера выбираю несколько позиций: пластик ПВХ, алюминиевый композитный материал разной толщины, оргстекло, профильную трубу и несколько вариантов сотового поликарбоната. После выбора нажимаю кнопку «Импорт» в правом нижнем углу.
05:20
Запускается процесс загрузки. Если материалов много, импорт может занять значительное время, так как программа создаёт папки разного уровня, добавляет материалы, сортирует их и формирует серии. В данном случае процесс занял около полутора минут.
06:05
Перехожу в раздел «Номенклатура» и вижу новые папки первого уровня — «Листовые материалы» и «Металлопрокат». Внутри появились папки второго уровня и соответствующие материалы с корректно созданными сериями. Импорт автоматически сформировал структурированный порядок.
06:45
В разделе «Пластик ПВХ» отображаются импортированные позиции, включая серии. В разделе «Металлопрокат» появилась папка «Труба профильная» с выбранными ранее материалами. Таким образом база дополнилась только нужными позициями.
07:25
После наведения порядка в номенклатуре можно выполнить экспорт. Для этого в разделе «Склад» — «Импорт и экспорт» выбираем «Товары и материалы» и выполняем экспорт в Microsoft Excel. Чем больше позиций в базе, тем дольше будет выполняться выгрузка.
08:05
После завершения экспорта создаётся папка «Экспорт — товары и материалы» с файлами базы. Если необходимо передать их коллегам, рекомендуется выделить все файлы и упаковать их в архив. В архиве должны находиться сразу необходимые файлы без дополнительных вложенных папок. Работа завершена.